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Comunicaciones Inteligentes para pequeñas y medianas empresas

Características de Avaya IP Office

Conozca las características más destacadas de IP Office:

Telefonía tradicional

Avaya IP Office es una central telefónica híbrida modular diseñada para ser instalada en armarios estándar de 19" combinando telefonía analógica, digital e IP. Las funciones de telefonía de Avaya IP Office son muy completas y configurables, permitiendo crear practicamente ilimitados grupos, rutas de entrada de llamadas y funciones de ACD con sencilez. La configuración de los usuarios es muy completa y a la vez sencilla de realizar. La configuración del enrutamiento de las llamadas salientes es muy potente y fácil de acometer al ofrecer funciones de enrutamiento inteligente y al menor coste (ARS) configurables para emplear uno u otro operador dependiendo de la hora del día o el destino de la llamada, lo que permite planificar los costes telefónicos y permitir que el sistema busque la opción óptima de forma autónoma.

El enlace con tarificadores es muy sencillo, usando un formato muy sencillo de interpretar. Los troncales y extensiones analógicas incluyen identificación de llamada, posiblitando el uso de terminales analógicos con pantalla. La telefonía digital propietaria es muy sencilla e intuitiva, existiendo teléfonos IP equivalentes en apariencia y funciones.

 La configuración y administración Avaya IP Office se realiza con la aplicación IP Office Manager de forma fácil y clara, y además dispone de herramientas de monitorización como la Aplicación de Estado del Sistema o IP Office Monitor. En el apartado de telefonía, IP Office acepta líneas analógicas, accesos básicos RDSI y enlaces primarios (PRI o E1). Además, es compatible con troncales y extensiones H323 y SIP para aprovechar los nuevos proveedores de telefonía por Internet y del inmenso catálogo de productos SIP en el mercado.

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Voz y Datos

IP Office es una plataforma versátil que combina funcionalidades para voz y datos. En el apartado de telefonía IP , IP Office acepta troncales y extensiones  SIP para aprovechar los nuevos proveedores de telefonía por Internet y del inmenso catálogo de productos SIP en el mercado.

Además de las funciones tradicionales de identificación del número llamante, ocultación del número propio, propias de la telefonía digital, IP Office acerca las comunicaciones IP con SIP y H323 a la empresa, permitiendo el uso de teléfonos IP que reducen las necesidades de cableado, así como la interconexión de varias sedes con IP Office para realizar llamadas por IP a coste cero.

En cuanto a las funciones de datos, IP Office es además un switch integral 10/100 Mbit Ethernet (el número de puertos depende del modelo), con capacidad de firewall, servidor DHCP, líneas dedicadas para redes de área amplia (WAN), soporte para conexiones de acceso telefónico, protocolo punto a punto (PPP), permite establecer cuotas por usuario, soporta autenticación PAP y CHAP, y ofrece servicios de DNS, NAT y ARP en su red local.

Avaya IP Office permite configuración y monitorización remotos haciendo más sencillo el mantenimiento y el soporte a los departamentos IT.

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Conferencias

Las funciones para conferencias de IP Office proporcionan un puente privado de audioconferencias para comunicarse con un gran número de personas. El sistema soporta hasta 128 personas en distintas conferencias simultáneamente, con un máximo por conferencia de 64. Con Meet-Me Conference Bridge se puede establecer un código PIN para asegurar el acceso a las conferencias, exigiendo que los participantes introduzcan el código correcto antes de poder participar.

Los empleados pueden llevar a cabo reuniones de manera asequible y colaborar de forma espontánea, compartir información y tomar decisiones, creando así mejores prácticas de trabajo y reduciendo los tiempos de los proyectos. Además, se reducen costes al eliminar los costes de servicios de conferencia externos. Para un uso intensivo, dispone del software adicional Conferencing Center, que puede consultar en las aplicaciones para IP Office.

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Mensajería

Mujer utilizando aplicaciones Avaya IP Office ofrece varias aplicaciones de mensajería diseñadas para cubrir las necesidades de las empresas. IP Office   Voicemail embebido (Essential Edition) y VoiceMail Pro (Preferred Edition) están disponibles y proporcionan funcionalidades como: operadora automática, buzón de voz, mensajería unificada, lectura de e-mail, enrutamiento de fax, IVR, síntesis de voz Text-To-Speech (TTS), buzones de voz centralizado y mensajería a través de varios sistemas IP Office en red.

El buzón de voz ofrece un contestador telefónico con saludo personalizado para cada usuario y permite que las personas dejen un mensaje grabado cuando el usuario no puede atender una llamada. Los mensajes son recuperados local o remotamente desde cualquier teléfono, o pueden ser reenviados a su dirección de correo electrónico con el mensaje grabado como archivo adjunto. De este modo, se pueden consultar los mensajes del buzón desde cualquier punto con acceso a Internet. Opcionalmente se puede acceder al buzón de voz mediante el navegador  de internet accediendo al correo web /o desde su cliente de correo con una cuenta IMAP, requiriendo licencias adicionales.

Las aplicaciones de Mensajería son vitales para las empresas que desean asegurar que cada llamada es atendida, incluso fuera de horario o en momentos pico en los que nadie está disponible, y que los mensajes son administrados de forma eficiente. Los empleados permanecen conectados con la empresa en todo momento desde cualquier parte, y los clientes pueden llegar a cualquier persona, aumentando la satisfacción de los mismos.

Mediante VoiceMail Pro el sistema IP Office permite además la grabación de llamadas, y se puede programar un código corto para iniciar y detener la grabación pulsando un botón en el teléfono. Para la gestión de las grabaciones en empresas con gran volumen, existe una aplicación externa, Contact Store.

Además, con VoiceMail Pro el sistema puede detectar automáticamente las llamadas de fax y enrutarlas de forma personalizada, lo que elimina la necesidad de tener una línea de fax dedicada permanentemente.

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Networking

La central Avaya IP Office puede enlazarse con otras centrales, sistemas teléfonicos o servicios de voz usando los estándares del mercado QSIG, H323 o SIP, pudiendo requerir hardware o licencias adicionales. 

Small Comunity Networking (SCN) enlaza múltiples sistemas IP Office a través de una red de datos estándar, proporcionando transparencia de funcionalidades y aplicaciones avanzadas como mensajería vocal centralizada, llegando hasta 32 centrales con un máximo de 1000 usuarios.

Las empresas pueden extender sus capacidades de comunicación con sedes remotas, unificar la comunicación de voz a través de varios sitios, o conectar delegaciones más pequeñas a la sede central. Una persona en una sede puede marcar un número de extensión para comunicar con otro empleado en otra sede, directamente y con coste cero, por ejemplo.

Algunos teléfonos IP de Avaya pueden incorporar un cliente VPN para estar situadas en localizaciones remotas y proveer de todas las funciones de un terminal IP en la oficina principal.

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Phone Manager

Phone Manager es una aplicación de comunicaciones de escritorio disponible en tres versiones: Lite (gratuita), Pro y PC Softphone (modo VoIP). Phone Manager permite al usuario controlar su teléfono desde su ordenador. Las versiones Lite y Pro son ideales para el usuario que prefiere acceder a funciones telefónicas (realizar/recibir llamadas, crear conferencias, marcaciones rápidas, etc.) desde su PC. La versión Phone Manager Pro PC Softphone convierte Phone Manager en un softphone completo, para usuarios que dispongan de un portátil y un acceso de banda ancha a Internet durante un viaje o trabajando desde casa. De este modo pueden utilizar todas las funciones de IP Office como si estuvieran sentados en su mesa, junto a su extensión, haciendo posible que se mantenga en contacto con compañeros y clientes así como realizar llamadas de larga distancia a través de IP Office, desde donde esté.

Phone Manager simplifica las comunicaciones mediante el acceso con un simple click de ratón a las funciones más comunes. Además, aumenta la productividad al ofrecer ayudas visuales para extensiones ocupadas, permitiendo comprobar el estado de las personas antes de llamar o transferir una llamada. Utilizando Marcaciones Rápidas el usuario puede guardar sus llamadas internas y externas más habituales y realizarlas con un click de ratón. Phone Manager también proporciona al usuario un histórico de llamadas enviadas, recibidas y perdidas y guarda registros de la duración de la llamada, incluyendo el tiempo de espera.

Además, Phone Manager admite un modo teletrabajador, llamado Tele Conmuter que permite a un usuario iniciar sesión en el sistema Office y utilizar su teléfono móvil o un número fijo en su casa como una extensión del sistema. IP Office llamará a este número especificado cuando reciba una llamada en su extensión, y el usuario podrá realizar llamadas salientes desde la IP Office llamando desde su móvil o fijo. Para situaciones en las que no exista banda ancha disponible, es una alternativa al Phone Manager Pro PC Softphone.

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SoftConsole

SoftConsole es la consola de operador basada en PC para IP Office, para ser utilizada por recepcionistas y operadores junto con su teléfono. Entre sus funciones se incluyen detalles de la llamada (Nombre y número de llamante, Nombre y número llamados, estado de la llamada, duración, notas), acceso al Directorio, control de las Salas de Conferencia, Panel de luces de ocupado y colas, llamadas en espera y aparcadas, e histórico de llamadas.

SoftConsole ha sido diseñado para mejorar el servicio de operadores y recepcionistas proporcionando al usuario con información de la llamada y acciones apropiadas para simplificar la tarea y dar la respuesta apropiada a los clientes. Con este software sencillo de utilizar el operador mantiene visibilidad sobre el número y tipo de llamadas en espera y de este modo asegura que los clientes son atendidos de la mejor manera. La aplicación permite al usuario personalizar el aspecto de SoftConsole para ajustarlo a su forma de trabajar.

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Computer Telephony Integration(CTI)

La integración de telefonía y computador o CTI permite a los usuarios el acceso a la información de las bases de datos de la empresa durante las llamadas de teléfono. Un representante de servicios o ventas puede recibir automáticamente información detallada del cliente en una ventana emergente en su pantalla, cuando este cliente llama.

CTI está basado en el estándar Telephone Applications Programming Interface (TAPI), soportado por aplicaciones Microsoft como Outlook. Además, se puede integrar IP Office con aplicaciones de mercado como Microsoft CRM, Goldmine, Act! o Maximizer, así como desarrollar integraciones a medida mediante un completo kit de desarrollo de software.

Mediante CTI, IP Office mejora la eficiencia y productividad del empleado, combinando las capacidades telefónicas e informáticas tras una sencilla interfaz de usuario.

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IP Office Manager - Herramienta de administración

IP Office Manager es la herramienta de administración del sistema. Es una aplicación de escritorio Windows que proporciona una interfaz gráfica intuitiva para la instalación, configuración y mantenimiento del equipo. Como todas las aplicaciones IP Office, Manager es una aplicación multilenguaje y al poder ser utilizada local y remotamente, permite a un único administrador manejar varias IP Office desde cualquier punto utilizando su idioma preferido. El acceso a cada IP Office está protegido por contraseñas y privilegios de usuario definible. Esto permite que cada usuario emplee IP Office Manager de acuerdo a su nivel de experiencia.

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Aplicación de estado del sistema

SSA (System Status Application) es la herramienta de monitorización en tiempo real del sistema IP Office, está disponible desde la versión V4. Es una aplicación realizada en Java para escritorio o web que proporciona una interfaz gráfica intuitiva para la monitorización, permitiendo ver las alarmas, y la actividad en tiempo real de la máquina, con detalle de líneas, extensiones, estado de los usuarios, licencias, históricos de actividad, alarmas en troncales, permite trazar llamadas, almacenar eventos, etc.

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Remote Hot Desking

Remote Hot Desking significa la posibilidad para un usuario de un sistema IP Office de iniciar sesión en cualquier teléfono (analógico, digital o IP) en cualquier otra sede con IP Office conectada con la de su oficina, mediante una Small Comunity Network.

El usuario puede así enviar y recibir llamadas desde cualquier sede como si estuvieran utilizando su teléfono en su oficina habitual. Remote Hot Desking ofrece a sus clientes un único número para comunicar con un empleado, mejora la movilidad del mismo y controla los costes puesto que las restricciones de llamada y los privilegios se aplican donde quiera que se encuentre el empleado.

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Troncales SIP

Session Initiation Protocol, o SIP, permite a los usuarios de IP Office aprovechar las ventajas de los nuevos servicios de telefonía por Internet que se ofrecen. Estos servicios proporcionan ahorros importantes en comparación con las líneas tradicionales. Con IP Office, los usuarios, con cualquier tipo de telefóno, pueden recibir y enviar llamadas IP mediante los troncales SIP. Estas líneas SIP son manejadas como cualquier otro tipo (RDSI, analógicas) en la IP Office, permitiendo el enrutamiento y control de las llamadas necesario para administrar el coste de la emisión y recepción de llamadas.

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Extensiones SIP

 Los usuarios de IP Office pueden utilizar cualquier dispositivo SIP del mercado, como teléfonos IP con o sin cables, de audio conferencia, dispositivos ATA y softphone de terceros aprovechando las ventajas de esta tecnología de telefonía IP. Se requiere una licencia por puesto de licencia SIP de terceros. Las funciones de telefonía disponibles son hacer y recibir llamadas, retención, transferencia, conferencia y acceso al buzón de voz.

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One-X Portal para IP Office

One-X Portal para IP Office es un portal web de aplicaciones y proporciona servicios de telefonía, mensajería, conferencias y movilidad. La solución aporta toda la potencia de las comunicaciones unificadas al PC en un sola herramienta intuitiva y potente. Avaya One-X Portal no requiere la instalación de software en los sistemas del usuario final para la mayoría de las funciones de comunicación. Provee a los usuarios control de sus teléfonos desde su PC en un entorno de red.

Leer más sobre One-X Portal para IP Office.

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